Politique de confidentialit

NOTRE ENGAGEMENT À L'ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Déclaration d'engagement de la direction

Nous avons toujours attaché une grande importance à la protection des renseignements personnels. Pour nous assurer la confiance de nos clients actuels et futurs, il est indispensable de disposer de mesures et de procédures visant à préserver la confidentialité des renseignements de nos clients sur les plans financier, médical, familial ou professionnel.

Le gouvernement canadien a adopté la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques (LPRPDÉ) pour permettre à tous les Canadiens de protéger la confidentialité de leurs renseignements personnels lorsqu'ils sont recueillis, utilisés ou communiqués dans le cadre d'activités commerciales. La loi comporte des principes qui indiquent aux entreprises comment protéger les renseignements personnels de leurs clients.

La confidentialité et les mesures de protection de la vie privée ont toujours été des éléments fondamentaux pour Synergis Assurance Conseils Inc. (Synergis). Chacun des départements de Synergis suit des processus et des procédures qui sont appropriés pour leurs affaires, leurs produits et leurs services. Ces pratiques sont révisées à intervalles réguliers et améliorées, au besoin, pour satisfaire à notre engagement de protéger les renseignements personnels.

La Compagnie, les conseillers, les analystes, les employés, les autres personnes et les organisations qui agissent pour la Compagnie, ou en son nom, sont tenus de se conformer à nos normes de confidentialité.

Protéger la confidentialité des renseignements personnels a toujours été et sera toujours au cœur de la façon dont nous faisons des affaires chez Synergis.

Notre philosophie

Les renseignements personnels de nos clients leur appartiennent en propre; ils nous ont choisis pour en assurer la sécurité. Parce que nous agissons comme des gardiens des renseignements personnels des autres, nous devons toujours démontrer que nous sommes dignes de la confiance qu'on nous a accordée.

Notre promesse

Pour gagner la confiance des clients et la conserver, nous devons appliquer des mesures rigoureuses visant à protéger leurs renseignements personnels; l'accès aux renseignements est limité aux employés qui en ont besoin pour fournir aux clients les services qu'ils ont demandés. Notre personnel est adéquatement formé pour préserver la confidentialité des renseignements personnels. Les fournisseurs de services externes qui doivent avoir accès à ces informations pour dispenser des services, pour nous ou en notre nom, sont triés sur le volet et ils doivent respecter nos normes de protection.

Nous passons régulièrement en revue nos mesures de sécurité sur les plans physique et électronique, et au moyen de procédures pour nous assurer qu'elles protègent comme il se doit la vie privée de nos clients. Nous répondrons rapidement à toute question ou inquiétude que les clients pourraient avoir sur l'utilisation ou la conservation de leurs renseignements personnels.

Notre responsabilité

Nous sommes résolus à nous montrer à la hauteur des normes de confidentialité édictées par les lois et règlements des gouvernements fédéraux et provinciaux. Nous mettons tous les efforts nécessaires pour protéger les renseignements personnels contre toute utilisation, collecte ou communication abusive. Toutes les personnes qui travaillent chez Synergis sont chargées de protéger la confidentialité des renseignements personnels. Nous sommes tous redevables de faire en sorte que l'information qui nous est confiée est protégée contre une utilisation, une collecte ou une communication abusive.

Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion, y compris des renseignements pouvant être transmis à un fournisseur qui effectue des services pour nous ou en notre nom.

PROGRAMME DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE L'ENTREPRISE

Notre programme de protection des renseignements personnels de l'entreprise répond aux exigences établies par la loi. Il tient aussi compte des découvertes et des lignes directrices pertinentes publiées par les Commissaires à la protection de la vie privée fédéraux et provinciaux. Les lois applicables à une situation précise dépendent de la nature du problème, de l'endroit où se trouvent la personne et les renseignements.

Le programme dicte la conduite du personnel de Synergis lorsqu'il communique avec les clients et recueille, utilise et communique des renseignements personnels. Les politiques de l'entreprise relatives à la protection des renseignements personnels comprennent également le Code de conduite professionnelle auquel les employés de Synergis sont assujettis.

1. Responsabilité : Synergis est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et désigne Jacques Blais, Associé principal, à titre de responsable du respect des principes énoncés ci-dessous.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par Synergis avant la collecte ou au moment de celle-ci.
3. Consentement : tout client doit être informé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
4. Limitation de la collecte : Synergis ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.
5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
6. Exactitude : les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
7. Mesures de sécurité : les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
8. Transparence : Synergis doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.
9. Accès aux renseignements personnels : Synergis doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées.
10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes : toute personne est en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant par courriel à l'adresse conformite.